校内各二级组织机构：

为了进一步规范校内工程项目实施和管理，安全、保质、按期完成任务，实现学校基础建设的高质量发展，根据学校基本建设、采购、财务、审计和纪委等相关管理制度，结合2022年以来各二级组织机构工程项目管理中存在的问题和学校各层面反馈的实际情况，现就加强二级组织机构作为实施主体的工程项目（含新建、改建、扩建、装修、修缮及其它工程类型）管理作要求和提醒如下：

一、加强工程项目前期立项论证、设计审核等工作

1.执行《东莞理工学院基本建设管理办法》规定，落实工程项目的立项论证工作。二级组织机构有工程项目实施需求时，项目负责人先行对接资产与实验室管理处（基建科）项目协调人（基建代表），组织现场勘察、明确项目实施基本方向和编写项目用户需求书，并经基建科项目协调人—基建科—资产处审核后再通过采购管理系统立项，避免直接在采购管理系统上随意立项、错误填写和反复修改。

2.扎实组织开展方案讨论和严谨的施工图审查工作。设计工作既是工程项目基础性工作，又影响后期预算、采购、施工、工程变更、结算等工作的全过程，更是工程项目出精品的保障。因此，要严格遵守设计工作管理程序，从现场勘察、设计交底、平面方案设计、效果图到施工图设计，各个节点设计成果文件的组织审核和反复修改、施工过程的设计优化和变更等，每一个程序步骤都不能缺失或敷衍应付。工程项目如涉及建筑消防迁改调整的，需对接安保处，并落实“设计、施工、完成”三同步。

3.重视工程项目采购方式的选择，注意区分不同类型和不同金额工程项目的采购途径。进入供应商（施工单位）采购阶段前，二级组织机构项目负责人协同工程设计、造价咨询、基建科等单位代表做好预算成果文件审核，确认预算结果后在采购管理系统做好工程建安、监理和工程结算审核立项（注：大于15万元项目需立项工程结算审核，大于20万元项目需立项监理）。根据工程项目造价大小、工程特点、采购规则，充分对接采购中心，所选采购方式有利于产生符合工程项目需求、市场专业化、质量保障的供应商（施工单位）。二级组织机构自行实施工程项目主要有以下几种类型和采购途径：

（1）装修、修缮类工程项目为零起点采购项目，完成校内采购立项申请后，由采购中心报广东政府采购智慧云平台备案后在电子卖场实施采购；3万元以下的装修、修缮类工程项目可以通过智慧云平台电子卖场采用定点议价或定点竞价方式实施；3万～400万元的装修、修缮类工程项目按采购中心制订的《广东政府采购智慧云平台电子卖场供应商选取工作规程（试行）》规定的方式产生供应商（施工单位）。

（2）1万元以下非装修、修缮类工程项目，可以免采购立项，按各二级组织机构实际情况或采购小组确认的采购办法自行实施。

（3）1万元以上5万元以下的所有类型工程项目通过市场咨询出具预算（综合工程量清单）并经组织实施部门确认和基建科审核后即可在采购管理系统进行工程建安立项采购施工单位；5万元以上所有类型工程项目需要在第三方设计、造价咨询公司出具专业、规范、盖章的设计图纸和预算成果文件后方可采购供应商（施工单位）。

（4）15万元以下非装修、修缮类工程项目，经采购中心批准，可以通过自行询价方式（组织实施部门网站和采购中心网站同时发布询价通知书）或通过学校采购管理系统网上竞价平台的电子竞价方式采购供应商（施工单位）。

（5）15万～100万元的非装修、修缮类工程项目，由学校采购中心委托采购代理机构按《政府采购法》和省市以及学校采购相关规定实施采购。

（6）应急采购类工程项目按《东莞理工学院应急采购管理办法》要求，分现场处置性和非现场处置性应急采购，并由管理方法中明确的归口部门组织实施。

二、加强工程项目施工过程管理

1.二级组织机构项目负责人在施工阶段须重视施工现场的安全文明措施监督管理。最大程度减少工程施工对校园师生生活、工作、学习的负面影响，避免出现破坏校园环境、干扰师生、乱倒垃圾等严重违反施工规定的行为，为校园安全、环境育人、城市文明助力。

2.二级组织机构应落实项目负责人和项目协调人制度。由二级组织机构提出和组织实施的项目，二级组织机构作为实施主体对工程项目负主要责任，项目负责人统筹协调好施工过程中有关建设单位、施工、设计、监理等参建单位职责范围内的各项管理工作；资产处基建科（项目协调人）履行施工管理有关技术指导工作，还包括施工前后的立项指导、方案审核、竣工验收、工程结算等配合协调工作。

3.切实执行《东莞理工学院建设工程变更管理办法》各项要求。15万元以下工程项目原则上不许可工程变更；15万元以上工程项目，二级组织机构项目负责人组织各参建单位代表签收《东莞理工学院工程项目工程变更廉政风险防控告知书》，严格管理工程变更程序和变更行为，做到资料同步。

三、加强竣工验收、工程资料归档和工程结算管理

1.严格执行《东莞理工学院基本建设项目竣工验收实施细则》各项要求，注意区分不同造价工程合同的竣工验收方法。15万以下工程项目由项目负责人组织竣工验收，填写《东莞理工学院工程竣工验收报告表》并附相关竣工资料，其中5万元以下工程项目只需附合同和施工过程照片资料；5万～15万元项目须附竣工工程资料并向审计处备案。15万元以上工程项目，项目负责人对接基建科落实竣工验收工作。所有工程项目的竣工验收，验收评委中应至少包含一名基建科代表。

2.项目负责人按合同、分步骤、有意识地收集好不同阶段的工程资料，并及时向基建科同步移交资料。包括立项采购资料、合同、工程服务单位的成果文件（设计、造价咨询、监理、工程结算审核等）、工程施工竣工资料等。项目负责人须主动了解、通知参建单位按相关合同要求做好工程资料提交归档。工程服务类（设计、造价咨询、监理、结算等）款项支付至80%或以上时，需向基建科提供完整的成果文件；15万以下工程项目一次性支付工程款项前、15万元以上工程项目（分多次支付工程款）竣工初验时，须提供完整的工程竣工资料。所有工程项目款项支付资料提交财务处前需先到基建科进行固定资产登记。

3.项目负责人在竣工验收后，及时对接基建科，并定期、不定期督促施工单位做好工程结算文件的编制、组织审核、签名盖章提交等工作。避免工程项目出现烂尾、工程款支付受阻引起工人工资纠纷和影响工程项目固定资产登记入账、决算等后续工作。

四、其他提醒事项

1.学校基本建设管理、工程变更、竣工验收相关制度及工程项目管理指引、合同模板、学校平面图等资料可在资产与实验室管理处网站（https://zsgl.dgut.edu.cn/index.jsp）下载专区、规章制度栏目下载。项目采购相关规定和文件可在学校招标与采购管理中心（网址https://cgzx.dgut.edu.cn/ ）下载。

2.本通知内有关工程金额表述中，“以下”不含本数，“以上”和金额区间均包含本数。

3.资产与实验室管理处基建工程管理科联系方式

办公地点：松山湖校区行政楼1B210

人员联系方式：

关泰山：18688689409、654141

许 毅：13537141442、69442

黄海燕：13827204913、694913

方浩彬：15627863935

黎丽菱：15814645959、77589（工程资料、结算管理）

杨俊文：18664880076（综合资料、竣工验收管理）

附件：1.《东莞理工学院工程项目管理工作指引（试行）》

2.《用户需求书编写模板》

3.《工程设计方案审核表》

4.《东莞理工学院工程项目工程变更廉政风险防控告知书》

                                                                                                     资产与实验室管理处

                                                                                                      2023年4月18日